Géolocalisation des véhicules de salariés et RGPD
Géolocaliser les véhicules de ses salariés ou de ses agents est légal, mais encadré. Le dispositif doit poursuivre une finalité déterminée, ne collecter que les données nécessaires à cette finalité, être porté à la connaissance des personnes concernées et de leurs représentants, et figurer au registre des traitements. Cette page résume ce que cela implique concrètement pour un parc.
Avertissement
GMINI est un éditeur de logiciel, pas un cabinet juridique. Cette page décrit les principes que nous appliquons dans nos déploiements et les questions que nous posons systématiquement au cadrage. Elle ne remplace ni l'analyse de votre délégué à la protection des données, ni la documentation de la CNIL, qui fait autorité sur le sujet.
Les cinq questions à trancher avant d'équiper
Dans cet ordre : chacune conditionne la suivante.
1. Quelle finalité ?
Sécurité des personnes et des biens, optimisation des tournées, suivi du temps de travail, facturation d'une prestation : la finalité doit être déterminée et explicite. « Savoir où sont les véhicules » n'en est pas une.
2. Quelles données, au minimum ?
Seules les données nécessaires à la finalité retenue. Du simple kilométrage journalier à la trace complète, le périmètre se décide — il ne se subit pas parce que le boîtier sait tout faire.
3. Qui est informé ?
Les personnes concernées individuellement, et leurs représentants collectivement. Un dispositif découvert après coup est un dispositif contesté, quelle que soit sa conformité technique.
4. Qu'inscrit-on au registre ?
Finalités, catégories de données, destinataires, durées de conservation et modalités d'exercice des droits. Nous fournissons ces éléments pour la partie qui nous concerne.
5. Combien de temps on garde
Les durées de conservation se fixent par finalité et restent limitées. Une trace utile à la facturation du mois n'a pas vocation à rester consultable indéfiniment.
Et le hors temps de travail
La géolocalisation doit pouvoir s'arrêter en dehors du temps de travail. C'est le rôle du mode vie privée, décrit plus bas.
Ce que GMINI met en face
Des réglages, pas des promesses.
Mode vie privée
Sur un véhicule de fonction, la géolocalisation se désactive entièrement ou s'asservit à un bouton que le conducteur actionne hors temps de travail. Le carnet de bord et le suivi des entretiens continuent de fonctionner.
Périmètre paramétrable
Nous paramétrons ensemble la remontée des seules informations utiles à votre finalité. C'est une exigence réglementaire autant qu'une bonne pratique : moins de données, moins de risque, moins de contestation.
Hébergement en France
Les données sont stockées sur des serveurs hébergés en France. Elles restent les vôtres et sont réversibles, sans dépendance à un format propriétaire.
Questions fréquentes
Faut-il le consentement des salariés ?
Le consentement est rarement la base légale retenue dans une relation de travail, parce qu'il doit être libre — ce qui est discutable entre un employeur et son salarié. La base se détermine avec votre délégué à la protection des données. L'information des personnes, elle, est due dans tous les cas.
Peut-on s'en servir pour contrôler le temps de travail ?
C'est une finalité qui s'examine à part, et qui ne se présume pas : elle doit être annoncée comme telle. Elle est notamment écartée lorsqu'un autre moyen de décompte existe déjà dans l'entreprise. Le point est à trancher avec votre DPO avant le déploiement, pas après.
Un salarié peut-il demander ses données ?
Oui, comme pour tout traitement de données personnelles. Les modalités d'exercice de ce droit font partie de ce que le registre doit décrire, et la plateforme permet d'extraire les données d'un conducteur.
Et pour une collectivité ?
Les mêmes principes s'appliquent aux agents publics, avec l'information des instances représentatives. Voir la page consacrée aux collectivités.
Un doute sur votre cas ?
Décrivez-nous votre parc et la finalité que vous visez. Nous vous dirons ce que la plateforme permet de paramétrer, et ce qui relève de votre délégué à la protection des données.
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